UMAB KAHVE SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ÜRÜN/HİZMET ALIMLARINA YÖNELİK TEDARİKÇİ YETKİLİSİ AYDINLATMA METNİ (ŞİRKET VEYA İŞLETME SAHİBİ/İMZA YETKİLİSİ)

1. AMAÇ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesine istinaden, ilgili kişinin kişisel verilerinin işlenme süreçleri, üçüncü kişilere aktarılması, toplanma yöntemleri, hukuki sebepleri ve KVKK’nın 11. maddesinde yer alan hakları konularında; UMAB KAHVE SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin (“Veri Sorumlusu”, “UMAB”) ilgili kişileri bilgilendirme yükümlülüğü bulunmaktadır.
 
2. KAPSAM
İşbu Aydınlatma Metni, ürün/hizmet alımlarında tedarikçi yetkilisinin kişisel verilerinin işlenmesine yönelik bilgilendirmeyi kapsamaktadır. 
 
3. TANIMLAR VE GENEL BİLGİLER
KVKK, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder.
Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgiyi ifade eder. Bu kapsamda isim, soy isim, telefon numarası, adres, e-posta adresi gibi kişiyi tanımlayan tüm bilgiler kişisel veridir. Tüzel kişi bilgileri (örneğin anonim şirketi, limited şirketinin banka hesabı, ödeme bilgisi, adresi gibi) kanun kapsamında kişisel veri olarak tanımlanmamaktadır. Ancak tüzel kişinin yetkililerine (örneğin şirketin imza yetkilisinin adı, soyadı, imzası gibi) ait bilgiler kişisel veridir. Yine, şahıs olarak ticari faaliyet gösteren kişi bilgileri (şahısın adı, soyadı, kimlik numarası, hesap bilgileri gibi) kişisel veri olarak kabul edilmektedir.
Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
Veri Sorumlusu, kişisel kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. 
İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder. 
Kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası bulunmaksızın işlenmesi yasaktır (“m.5/1”). Ancak kanunlarda açıkça öngörülmesi (“m.5/2-a”), fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (“m.5/2-b”), bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (“m.5/2-c”), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (“m.5/2-ç”), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (“m.5/2-e”) veya ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (“m.5/2-f) hallerinde ilgili kişinin açık rızasına başvurulmaz. 
 
4. AYDINLATMA METNİ
4.1. Bilgilendirme: Aydınlatma metni başlığında; hangi bilgilerin a) hangi amaçla işleneceği, b) kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, c) toplama yöntemi ve hukuki sebebi konularında tarafınıza bilgi verilecektir. Buna ek olarak KVKK’dan doğan haklarınız ve iletişim bilgilerimiz konusunda tarafınıza hatırlatma yapılacaktır.
A. Hangi Kişisel Verileriniz İşlenecektir?
Sizlerle olan ilişkimiz sürecinde aşağıdaki kişisel verileriniz işlenecektir:
Kimlik bilgisi (Adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız)
İletişim bilgisi (Telefon numaranız, e-posta adresiniz, fax numaranız, adresiniz)
Hukuki işlem bilgisi (İmzanız, imza sirküleriniz, kaşeniz, hizmet detaylarınız, şirket bilgileriniz, vergi levhanız, hukuki süreçler ile ilgili dosya bilgileri)
Finans bilgisi (Ödeme, proforma, fatura ve banka bilgileriniz)
 
B. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları, Aktarım Detayları, Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri Nelerdir?
Teklif, sözleşme ve ek protokol kurulması amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız), iletişim bilginiz (telefon numaranız, e-posta adresiniz, adresiniz), hukuki işlem bilginiz (imzanız, imza sirküleriniz, vergi levhanız, kaşeniz, hizmet detaylarınız, proforma bilgileriniz, şirket bilgileriniz) ve finans bilginiz (ödeme ve banka bilgileriniz) işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden veya şirket yetkilinizden telefon aracılığıyla iletişim kurarak, e-posta kanalıyla (kısmen otomatik yollarla) ve/veya fiziki olarak (otomatik olmayan yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgilerinizi m. 5/2-c ve f kapsamında işlemekteyiz. 
Fatura, makbuz vb. muhasebe süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız), iletişim bilginiz (e-posta adresiniz, adresiniz), hukuki işlem bilginiz (imzanız, kaşeniz, hizmet detaylarınız, şirket bilgileriniz) ve finans bilginiz (ödeme, fatura bilgileriniz) işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden veya şirket yetkilinizden telefon aracılığıyla iletişim kurarak, e-posta kanalıyla (kısmen otomatik yollarla) ve/veya fiziki olarak (otomatik olmayan yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgileri muhasebe işlemlerimizin yerine getirilmesi amacıyla özel hukuk kişisine (SMM/YMM), iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması amacıyla muhasebe alanında destek aldığımız yazılıma ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (vergi dairesi gibi) aktarmaktayız. Bu bilgilerinizi m. 5/2-a, c ve ç kapsamında işlemekteyiz. 
Sizlerle aramızdaki ilişki yurt dışı süreçlerine ilişkinse, iş süreçlerimizi gerçekleştirmek için proforma, beyanname, invoice packing list, konşimento, ordino ve içerdiği bilgileriniz işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden/yetkilendirdiğiniz kişilerden e-posta ortamında (kısmen otomatik yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgilerinizi m. 5/2-c ve ç kapsamında işlemekteyiz. Bu bilgileri iş faaliyetlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla gerçek veya özel hukuk kişisi olarak gümrük müşavirliğine ve gümrük müşavirliği aracılığıyla Gümrük Müdürlüğü’ne aktarmaktayız. Ayrıca ek olarak lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla tedarikçimize (nakliye işlemini gerçekleştiren kişi/kurum) aktarmaktayız.
Ödeme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız), hukuki işlem bilginiz (hizmet detaylarınız, şirket bilgileriniz), finans bilginiz (ödeme bilgileriniz) işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden telefon aracılığıyla iletişim kurarak, e-posta kanalıyla (kısmen otomatik yollarla) ve/veya fiziki olarak (otomatik olmayan yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgileri ödeme işlemlerimizin yerine getirilmesi amacıyla ödeme kanalına (özel hukuk tüzel kişisi olarak bankaya) aktarmaktayız. Bu bilgilerinizi m. 5/2-a, c ve ç kapsamında işlemekteyiz.
İletişim süreçlerinin yerine getirilmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız), iletişim bilginiz (e-posta adresiniz, telefon/fax numaranız), özlük bilginiz (şirket bilgisi) ve belirtmiş olduğunuz diğer bilgileriniz işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden veya şirket yetkilinizden fiziki, sözlü veya telefon aracılığıyla (otomatik olmayan yollarla) ya da elektronik posta aracılığıyla (kısmen otomatik yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgileri sizlerle iletişim kurmanızı istediğiniz e-posta kanalı ve kendi e-posta kanalımız haricinde herhangi bir yere aktarmamaktayız. Kimlik ve iletişim bilgilerinizi m. 5/2-c ve e kapsamında işlemekteyiz. KVKK kapsamında kişisel verilerin yurt dışına aktarılması, ilgili kişinin açık rızasına tabi bir durumdur. Gmail, Hotmail, Yandex, Outlook, Whatsapp vb. uygulamalar yurt dışı sunucularında çalışması nedeniyle bu uygulamalar üzerinden iletişim kurulması durumunda kişisel verileriniz yurt dışına aktarılacaktır. Bu nedenle, belirtilen uygulamalar vasıtasıyla veya bu uygulamalar olmaksızın yurt dışında iseniz sizlerle iletişim kurabilmemiz için açık rızanızın bulunması gerekmektedir. Bu tür uygulamalar vasıtasıyla veya yurt dışından bizlerle iletişim kurmanız halinde açık rızanızın bulunduğu anlaşılır (örneğin yurt dışı sunuculu e-posta adresinden bize e-posta göndermeniz halinde). 
Tedarikçi kartı oluşturulması süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız), iletişim bilginiz (e-posta adresiniz, telefon numaranız, adresiniz), hukuki işlem bilginiz (imzanız, kaşeniz, hizmet detaylarınız, şirket bilgileriniz) ve finans bilginiz (ödeme, fatura bilgileriniz, hizmet bilgileriniz, IBAN/hesap numarası bilgileriniz) işlenecektir. Bu bilgileri kurum kaynaklarından ve sizlerden/yetkilinizden elde etmekteyiz. Bu bilgileri iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması amacıyla özel hukuk tüzel kişisine (muhasebe ve iş sürekliliğinin sağlanması konusunda destek aldığımız yazılıma) aktarmaktayız. Bu bilgilerinizi m. 5/2-f kapsamında işlemekteyiz. 
Son olarak, işlenen kişisel verileriniz normal şartlarda aktarılmamakla birlikte, hukuki bir işlemin tesis edilmesi halinde (örneğin dava açılması, hukuki işlemlerle ilgili savunma yapılması gibi) hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşları (örneğin mahkeme ve yetkili kurumlar, vergi dairesi, otoriteler gibi) ile hukuk alanında faaliyet gösteren özel hukuk kişisine (avukat, arabulucu, ilgili kişinin veli/vasi/temsilcisi gibi) aktarılabilir.
 
 
C. Veri İşleme Amacı Tablosu
Faaliyet VERBİS’e Göre Veri İşleme Amacı
Teklif, sözleşme ve ek protokollerin imza altına alınması Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi 
Fatura, makbuz vb. muhasebe süreçlerinin yürütülmesi Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi 
İthalat süreçlerinin yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Ücret Politikasının Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Ödeme süreçlerinin yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Ücret Politikasının Yürütülmesi 
Aydınlatma metni, açık rıza vb. dokümanlarla ilgili hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi Denetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
İletişim süreçlerinin yerine getirilmesi İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi
Tedarikçi kartı oluşturulması İş Sürekliliğinin Sağlanması, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Hukuk işlemlerinin yürütülmesi Hukuk İşlemlerinin Yürütülmesi ve Takibi, Yetkili Kişi Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Ç. İlgili Kişi Haklarına İlişkin Bilgilendirme
İlgili kişi olarak KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun bir şekilde tarafımıza iletebilirsiniz.
 
D. Veri Sorumlusunun Kimliği
TİCARİ UNVAN: UMAB KAHVE SANAYI VE TICARET ANONIM SIRKETI
ADRES: KÜÇÜKBAKKALKÖY MAH. SELİM SK. NO: 3 İC KAPI NO: 4 ATAŞEHİR / İSTANBUL
 
 
Bilgilerinize Saygılarımızla Sunarız.
Shopping Cart